Dit is het verhaal van Greta Jordens, van Allround Support. Zij vertelt hier dit artikel hoe zij van notulist in wording voor de werkgever, tot een notulist in de dop voor opdrachtgevers werd. En dit als één van de eerste virtueel ondersteuners op afstand binnen Nederland! Want ook notuleren kun je leren!
Een inspirerend artikel, waarin duidelijk wordt dat een ‘winnaar nooit opgeeft’. Fouten maak je om te leren en wie weet wel om vervolgens daarin je passie te vinden, om het vervolgens anderen te leren.
Niet iedereen is fan van notuleren. Toch is het een vak wat nog lang zal bestaan. Zeker met het online vergaderen in deze tijden is het nog altijd wenselijk om een verslaglegging bij te houden.
Lees dus wat je ervan vindt, of het je aantrekt en wat je er eventueel van zou kunnen leren (nog).
Veel leesplezier!
Terug naar 1987
“Ik weet het nog goed, het was 1987. Ik was nog niet zo lang in dienst bij Centraal Beheer op de afdeling
Beleggingen en moest een vergadering notuleren die onze afdeling had met de afdeling Pensioenen. Ik was 19 jaar oud en had me echt nog nóóit bezig gehouden met pensioenen… Notuleren op een laptop was nog niet van die tijd. Dus daar zat ik: schrijfblok en pen mee en zo goed mogelijk proberen op te schrijven waar ze het in hemelsnaam over hadden… In steno, zoals toen gebruikelijk was … dat ging sneller. Ik had eerlijk gezegd géén idee. Op de opleiding Management Secretaresse had ik wel les gehad in notuleren, maar zo in de praktijk viel dat toch wel héél erg tegen. En zeker over een onderwerp als pensioenen.
Volledig herschreven!
Na lang struggelen leverde ik mijn verslag in bij de directiesecretaresse. Niet veel later kreeg ik het terug. Bijna volledig herschreven met een rode pen … Ik kon wel door de grond zakken. Maar ik heb nooit opgegeven. Ik ben gewoon doorgegaan met het notuleren en het leren van de verbeteringen. En nu jaren later gaat nagenoeg elke vergadering me goed af, ongeacht of ik iets van het onderwerp af weet. En… ik vind notuleren écht heel leuk. Vooral om van de chaos die een vergadering af en toe is, een gestructureerd geheel te maken waarvan lezers zeggen ‘já, daar ging het inderdaad over’.
Les geven in notuleren
Het was september 1999. Ik was net een jaar daarvoor voor mezelf begonnen als een zogenaamde secretaresse op afstand. Tegenwoordig de ‘ virtueel assistent’ of ‘virtual assistant’, of zoals ‘Het Virtuele Ondersteuners Platform het noemt: ‘virtueel ondersteuner’. Misschien ben ik stiekem wel één van de grondleggers in Nederland geweest daarvan.
Zou jij onze cursisten les willen geven in het vak notuleren?
Maar goed, de directeur van opleidingsinstituut Edunoord in Leeuwarden stelde mij deze vraag. Hij kende mij omdat ik via mijn bedrijf als invaltelefoniste bij hen werkte en af en toe een vergadering notuleerde. Ik was stomverbaasd, omdat ik geen enkele achtergrond had als docent. Maar hij zei dat ik dat prima zou kunnen. Hij vond mij heel enthousiasmerend, geduldig en heel duidelijk in mijn uitleg naar collega’s.
Omdat ik altijd wel in ben voor een leuke uitdaging heb ik ja gezegd. Ik kreeg boeken mee en cases, die ik vervolgens allemaal heb doorgenomen. Op basis daarvan heb ik de lessen allemaal voorbereid. Super leuk om te doen, bleek toen!
En toen begonnen de lessen.
Op een gegeven moment stond ik voorafgaand aan de les nog even in de kantine om een kopje thee te halen. Naast me stond een nieuwe leerling. Ze zei: ‘Ik ben benieuwd wie de docent notuleren is’. Ik moest heimelijk een beetje lachen en ging zonder daarop in te gaan voor de klas staan. Haar mond viel open. Ze had een oudere dame met grijs haar en een knot verwacht. En daar stond ik. Een jonge ‘juf’ van 31.
Altijd blijven leren!
Vanaf dat moment ben ik alles blijven volgen en lezen over het vak notuleren. Hierdoor werd ik er zelf ook beter en beter in.
Met die kennis en ruim 35 jaar notuleerervaring heb ik sindsdien honderden VA’s, secretaresses en andere managementondersteuners met veel plezier en passie geholpen om met meer zelfvertrouwen te notuleren. En ik ben helemáál happy als ze het dan ook nog een stuk leuker gaan vinden of me een mail sturen dat ze me zo inspirerend vinden dat ze zelfs hun werk weer leuker zijn gaan vinden. Blijer kun je me niet maken.
Ik heb zo’n beetje alles meegemaakt wat je maar kunt meemaken tijdens een vergadering. Ruzies, hilarische momenten, maar ook hele verdrietige momenten. Dit neem ik allemaal mee in mijn trainingen. Zelfs cursisten die zijn gestuurd door hun werkgever, terwijl ze al 25 jaar notuleerervaring hadden en eigenlijk helemaal geen zin hadden om een training te volgen, zijn met een lach op hun gezicht na een training weggegaan. Omdat ze zomaar ineens het kwartje zagen vallen! Dáár doe ik het voor. Want, als je de basis eenmaal in de vingers hebt is notuleren gewoon echt leuk!
Het mooiste vak wat er is!
Het mooiste vak wat er is! Ik richt mij met name op non-profitorganisaties, waar goed notuleren cruciaal is. Maar goed notuleren is niet voor iedereen even makkelijk.
De meeste secretaresses die ik help vertellen me dat ze vaak onzeker zijn of ze het wel goed doen. Want ze willen het juist zo graag goed doen. Ze weten niet goed hoe ze een vergadering moeten voorbereiden, terwijl dat juist het halve werk is!
Tijdens de vergadering vragen ze zich af wat ze nou precies moeten noteren. Wat is belangrijk, en wat niet? Ze horen vaak dat zich vooral moeten richten op de hoofd- en bijzaken. Maar wat is hoofdzaak? En wat is bijzaak? Dat kan super lastig zijn om te bepalen als je geen inhoudelijke kennis hebt van de onderwerpen die worden besproken. En toch kan het! Ik doe het al ruim 35 jaar. Samen met mijn collega’s notuleer ik voor de klanten van mijn andere bedrijf, Allround Support, letterlijk honderden vergaderingen per jaar over de meest uiteenlopende onderwerpen. En ik heb echt niet de kennis van ál die onderwerpen.
Behoefte aan het opfrissen van notuleerkennis?
Zou jij je kennis van notuleren graag willen opfrissen volg mij dan op Instagram Instagram. Daar geef ik regelmatig notuleertips en vertel ik andere leuke weetjes.
Ik heb ook nog een leuke zomeraanbieding voor je: voor slechts € 47,00 in plaats van € 97,00 kun je nu online leren notuleren in je eigen tempo. In deze online cursus staan boordevol tips, standaardzinnen, checklists en templates. Voor alle informatie hierover kijk je op https://www.allroundacademy.nl/notuleren-kun-je-leren.
Wil je gebruik maken van de korting klik dan hier HIER.
En verder komt het bij het notuleren vooral aan op veel meters maken, oefenen, oefenen, oefenen!
You’ve got this!
Liefs,
Greta Jordens
Eigenaar van Allround Support en Allround Academy in Apeldoorn
